Crear documentos PDF, sin rascarnos el bolsillo

Acrobat PDF es el formato más extendido para intercambiar documentos de todo tipo y entre cualquier dispositivo. Pero, ¿qué hacer cuándo no tenemos los recursos para comprar el programa de Adobe? Hoy te presentamos una serie de alternativas libres para crear archivos PDF sin pagar un solo euro y en cualquier lugar donde te encuentres.

Aunque Adobe Acrobat es un programa extremadamente eficaz para crear y editar archivos PDF (son los inventores) su alto costo impide que sea una solución extendida entre los usuarios.

¿Cómo? ¿Que no saben qué es un PDF?…

Tenemos la necesidad de comunicarnos mediante documentos (cartas, informes, manuales, ilustraciones, planillas de cálculo, tablas, boletines o publicaciones, más una interminable lista de etcéteras).

Si tanto el usuario como su destinatario tienen el mismo programa (y la misma versión) en que fueron creados, no tendremos mayores problemas, ¿pero cómo estar seguros? ¿y si el receptor tiene una versión antigua? ¿y si tiene un sistema operativo diferente? ¿y si…?

Es aquí donde entra PDF

Creado en 1993 por Adobe, para facilitar el intercambio de información, el Portable Document Format (PDF) es un formato que permite «encapsular» casi cualquier tipo documento, tal como si lo estuviéramos plastificando. Una vez creado el destinatario podrá leerlo usando Acrobat Reader o cualquier visor alternativo, los que son de distribución gratuita y cubren una gran variedad de sistemas.

Otras ventajas:

• PDF se puede leer prácticamente desde cualquier plataforma, (Windows, Linux, Mac, teléfono móvil y PDAs).
• Al ser un formato encapsulado, el usuario se asegura que el documento se verán tal y como lo creó, lo que es de especial importancia al momento de imprimirlo.
• Los destinatarios no podrán editarlo, siendo ideal para distribuir documentos en forma masiva o sobre los que se debe mantener un control.
• Los documentos PDF pueden contar con un índice y marcadores de temas, los que facilitan la lectura.

El problema está cuando no tenemos el programa de conversión, entonces es cuando los desarrolladores vienen al rescate, proporcionándonos una variedad de alternativas gratuitas para la creación de archivos en formato PDF.

Daremos un vistazo por las opciones más populares de la red, con sus ventajas y desventajas a la hora de transformar nuestros documentos.

OpenOffice: Sin intermediarios

OpenOffice, es la suite de oficina alternativa a Microsoft Office que posee la gran mayoría de sus funciones, y además es totalmente gratuita.

Una de las características más prominentes de esta suite, es que crea directamente versiones PDF de sus archivos.

Cualquier documento realizado con OpenOffice, pueden ser convertido al formato de Adobe con sólo pulsar un botón en la barra de herramientas, e incluso aquellos que fueron creados con Office de Microsoft son compatibles..

Excepcionalmente podemos tener algún problema con ciertos documentos complejos de Word, aun en este caso tenemos algunas soluciones que no sólo nos proveerán el formato PDF desde Microsoft Office, sino desde virtualmente cualquier aplicación.

La magia de las Impresoras Virtuales

Cuando instalamos Adobe Acrobat, en realidad no es esta aplicación la que hace los archivos PDF, sino la «impresora virtual»,  llamada Acrobat Distiller. El sistema es muy ingenioso, ya que así podemos suplantar la función de impresión de cualquier programa pero, en vez de obtener los resultados en papel, los conseguimos en bytes.

Siguiendo el mismo esquema, un recorrido por la Web nos ofrecerá múltiples aplicaciones que trabajan de la misma manera, muchas de ellas gratuitas pero exhibiendo avisos o promoviendo de forma poco respetuosa (por no decir grosera), otros productos de pago.

Ahora, una selección de los mejores cuatro programas del ramo que, adicionalmente, están libres de cualquier publicidad intrusiva:

CutePDF: La mejor opción es sin opciones

¿Quieres ? Entonces CutePDF es un programa que convertir documentos a formato PDF en forma rápida y sin complicaciones. Con apenas 1.54 MB, su instalador es el más ligero, dándonos una impresora virtual que cumple su labor sin preguntas: das un nombre, una ubicación al archivo final y … PDF al instante.

Pero para funcionar requiere el motor de conversión libre a PDF GhostScript, cuyos 5 MB podrás descargar también desde el sitio Web oficial de la empresa.PrimoPDF: Opciones al mínimo

A pesar de su voluminoso instalador de 14.2 MB, se trata de una solución integral, pues no hay que realizar otras configuraciones o agregar más software.

PrimoPDF mantiene la sencillez del anterior junto con algunas opciones mínimas, como ofrecernos optimizar el documento para lectura en pantalla, para impresión o para llevar en dispositivos portátiles, al igual que agregar una contraseña de apertura para mayor seguridad.

De hecho, su constitución es muy similar a la de Distiller, así que quienes hayan trabajado con el software de Adobe se sentirán como en casa.

PDFCreator: Opciones al máximo

Para quienes los programas gratis pero no libres (como especifica Richard Stallman) no son una opción, PDFCreator es la solución.

Licenciado bajo los términos de la GPL, esta impresora virtual contiene una cantidad impresionante de funciones, incluyendo su propio monitor de impresión, auto-guardado, selección de tipografías, directorios pre-seleccionados, marca de agua, integración con Windows y muchas otras que aún estoy decidiendo bajo qué configuración estelar tendría ocasión de ocupar.

Otra ventaja de PDFCreator es que nos da la posibilidad de instarlo como impresora de red, lo que será muy útil en entornos compartidos como laboratorios o redes caseras, pero… también requiere instalar GhostScript previamente.

PDF reDirect: Balance de opciones

Por último PDF reDirect es también un paquete integrado de opciones que nos entrega algunas novedades interesantes, como la posibilidad de previsualizar el archivo a convertir, elegir la calidad de las imágenes (y por ende, su peso), agregar una contraseña de seguridad sin mayor trámite o incluso unir/pegar/fusionar el resultado a otros archivos PDF ya creados.

PDF en línea

Ni siquiera necesitas instalar software: basta con subir tus archivos y luego descargar las versiones conversas. Es PDF Anywhere! (Symantec va a demandarme por eso).

Regresando a la fuente original, Adobe permite que te registres para probar su servicio en línea creando hasta 5 archivos PDF en forma gratuita.

Tiene uno de los mejores motores para crear documentos, junto a otras ventajas muy interesantes como instalar una impresora virtual en tu escritorio para enviarlos directamente, reconocimiento de caracteres (OCR) o autorizar vía Web qué destinatarios pueden ver tus archivos, sin embargo aprovecharlas más allá de la prueba tiene su costo… 10 dólares mensuales ó 100 al año.

Así, nuestro siguiente candidato es Zamzar. Si no lo probaron tras leer el artículo de Carolina, no sé qué están esperando. Este espléndido servicio en línea recoge una amplia variedad de formatos que se pueden convertir a otros, entre los cuales por supuesto está PDF.

Sobre Zamzar no hay mucho que decir y eso es precisamente lo que lo hace maravilloso: entras al sitio, eliges el archivo que deseas convertir (hasta 100 MB), escoges el formato de salida (PDF), ingresas una casilla electrónica donde te llegará el correo para descargarlo y te sientas a esperar. Sin costo y sin necesidad de registro. Hasta te dan una barra de progreso para saber cuánto falta. ¿Qué más se podría pedir?

Si tienes problemas para usar Zamzar, puedes probar con PDFOnline. Este servicio trabaja de manera similar, aceptando documentos que van desde DOC a HTML, pasando por Excel, PowerPoint, imágenes e incluso Microsoft Publisher, pero… sólo hasta 2 MB.

En este caso no tendrás que descargar el archivo terminado desde el sitio, sino que se te enviará como adjunto al correo electrónico que señales, así que asegúrate de que tu cuenta no tenga problemas recibiendo documentos asociados.

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