Manual para el buen uso del correo electrónico

17, septiembre, 2007

También en 20.MINUTOS, comentan que escribir correctamente el encabezado, elegir bien a los destinatarios y cómo debe llegar a cada uno de ellos o dar malas noticias sin causar mucha conmoción. Estas y muchas cosas más están recogidas en un nuevo manual para el buen uso de la mensajería por email.

Portada del libro

Send: The Essential Guide to Email for Office and Home (Enviar: la guía esencial del emails para la oficina y para el hogar) es un manual que pretende poner normas en un campo sin más leyes que el sentido común, en 250 páginas.

Dos periodistas estadounidenses del New York Times son los encargados de conducirnos por el buen camino a la hora de redactar un correo electrónico. David Shipley y Will Schwalbe, los autores del manual, tienen claro que no es lo mismo apretar al botón “Send” que redactar un buen correo.

Algunos trucos:

  • Entre las frecuentes dudas que asaltan a los navegantes es cómo utilizar las casillas ‘To’ (A) y ‘CC:’ (Con copia a:) a la hora de adjuntar la dirección del destinatario.
  • El libro recomienda utilizar la casilla ‘A’ para el principal destinatario del email y restringir el uso de la casilla ‘Con copia a’, ya que el receptor del email puede sentirse ofendido al no ser el principal.
  • Además, se añade un truco: si queremos enviar un mensaje a alguien pero que su dirección no se refleje en el correo hay que utilizar la casilla ‘BCC’.
  • Aún así, los autores recomiendan evitar el envío de emails a más de 10 destinatarios simultáneamente. “Cuando envío un email a una persona tengo el 95 % de posibilidades de que me respondan, cuando se lo envío a 10 la tasa de respuesta se reduce al 5 %” sentencian.
  • Debido a la ambigüedad del medio, el manual indica que actos como dar malas noticias es mejor transmitirlos de viva voz.
  • Aún así, para no crear malos entendidos, el libro incluye “Cinco formas para disculparse por responder tarde”, “tres reglas absolutas para responder” o “cinco palabras que casi todos usan mal”.

Estresados por el “e-mail”

9, septiembre, 2007

Que la sobreabundancia de correos electrónicos es un factor creciente de estrés en el trabajo es algo que cualquiera constata a diario. La evidencia se ha visto ahora reforzada con varios sondeos. Uno de ellos ha sido llevado a cabo por un grupo de investigadores en el campo de la psicología y las ciencias de la computación de las universidades escocesas de Glasgow y Paisley. Eso es lo que comenta un artículo en EL PAÍS:

El resultado es que el 33% de los consultados, de diferentes sectores profesionales vinculados al uso habitual de ordenadores y nuevas tecnologías, manifestó sentirse estresado por la cantidad de e-mails recibidos a diario y por sentirse obligado a responderlos de forma inmediata. Otro 28% confesó percibir que el volumen de correo electrónico recibido era una fuente de presión durante su jornada laboral. Tan sólo un feliz 38% aseguró sentirse despreocupado y responder únicamente al cabo de días o incluso pasadas varias semanas.

La encuesta revela también que el 50% de los empleados revisa su correo al menos una vez cada hora, mientras que un 35% lo hace cada cuarto de hora. Además, se detectaron casos de trabajadores que entran en su buzón personal entre 30 y 40 veces cada 60 minutos. Según una de las investigadoras, la psicóloga Judith Ramsay de la Universidad de Paisley, estos datos ponen en evidencia “el pasmoso grado de penetración que el correo electrónico ha alcanzado en nuestras vidas“.

Para corroborarlo, otra encuesta realizada este verano por la consultora Dimension Data en 13 países revela que el 99,6% de los empleados en puestos que implican el uso de ordenadores utiliza el e-mail, frente a un 80% del teléfono fijo y un 76% del teléfono móvil. Porcentajes que revelan que uno y otro han sido desbancados como principal herramienta de comunicación en el trabajo. En el lado positivo, el 70% de los consultados respondió que gracias al correo electrónico su productividad se ha visto mejorada.

El problema reside cada vez más en cómo despegarse de la adicción al e-mail. La empresa de servicios de empleo Randstad le ha puesto cifras a esta contrariedad. Según su investigación, un tercio de los empleados confesó que recibía correos electrónicos o llamadas telefónicas durante sus vacaciones. Parecido porcentaje de trabajadores (un altísimo y revelador 34%) respondió que estaba convencido de que el trabajo no saldría adelante sin sus contribuciones. Otro 15% desveló que vivía su periodo vacacional “agobiado” por cuestiones laborales y un 8% aseguró que no se cogía más de una semana de asueto para que su trabajo no se resintiese de una ausencia mayor.

Por su parte, la compañía norteamericana de software Visto Corporation, radicada en Silicon Valley, ha constatado, mediante su propia encuesta, que cuatro de cada diez profesionales consulta el e-mail corporativo durante su periodo vacacional a través de sus teléfonos móviles. Sólo una cuarta parte de los consultados, señalan los autores del sondeo, lo ve como un impedimento para desconectar. Según sus cálculos, en la actualidad los empleados norteamericanos dedican una media de 15 horas semanales, nada menos, a leer y contestar correos electrónicos en su trabajo.


La que nos espera a la vuelta de las vacaciones

23, agosto, 2007

Según he leído en 20MINUTOS, cada trabajador encontrará de media en su ordenador entre 800 y 1.100 correos fraudulentos (spam , phishing y spyware) el día en que regrese a su puesto de trabajo tras las vacaciones. Las cifras me parecen exageradas, pero es un informe de SerenaMail, empresa especializada en la seguridad de e-mail e internet de Barcelona.Las cuentas son las siguientes: “Un usuario activo de una cuenta de email recibe de media de cuarenta spams al día, lo que equivale a unos 840 después de tres semanas de vacaciones y a 1.120 tras cuatro semanas“, explicó el director general de la citada compañía.

Si tenemos en cuenta que un usuario dedica diez segundos a abrir e identificar un correo spam y eliminarlo, nos sale una media de diez minutos y hasta 60 y 90 minutos en los casos “más críticos” por trabjador, a eliminar spam y phishing, en el primer día de trabajo tras las vacaciones.

Las pérdidas económicas por estos “ataques” son difíciles de cuantificar, pero si se utiliza el baremo de la multinacional Nortel Networks, que cifra en 0,75 euros el coste de un e-mail ilegítimo, cada empresa gasta de media en esta operación entre 150 y 900 euros por trabajador.

Este coste está generado por la pérdida de productividad y el uso de recursos (uso de ancho de banda, espacio de almacenamiento de servidores y personal), explica el informe.

Si a todo esto añadimos la probabilidad de eliminar accidentalmente correos legítimos cuando el usuario está vaciando su buzón de los e-mail basura, es peor el remedio que la enfermedad, y “en muchos casos y para algunas empresas la pérdida de un email legítimo es más grave que la entrada de spam, ya que puede supone la pérdida de información importante como contratos, pedidos o confirmaciones“.

Agotadora va a ser la primera jornada de trabajo.


Como volver a la versión antigua de Hotmail

22, agosto, 2007

En BAQUÍA por si eres de los que le abruman las novedades, nos cuentan con todo detalle como volver a la versión antigua de Hotmail. Pues parece ser que Windows Live Hotmail ha creado confusión y descontento entre sus usuarios.

En pocos pasos es posbile volver a la clásica versión de Hotmail.


Hasta 5 gigas la capacidad de almacenamiento de Hotmail

16, agosto, 2007

Según han comentado estos días en muchos blogs, parece ser que Microsoft ha presentado esta semana un conjunto de actualizaciones y mejoras de su servicio de correo electrónico Windows Live Hotmail, siendo la más llamativa de todas la ampliación de la capacidad de almacenamiento desde los 2 hasta los 5 gigabites para los usuarios de las cuentas gratuitas. Esto es lo que cuentan en CDTinternet:

Para los clientes de sus servicios de pago Hotmail Plus (servicio que cuesta 20 euros anuales) se llevará a cabo un incremento de 4 a 10 Gb.

Otras mejoras llevadas a cabo se han centrado en la gestión de los contactos y en la posibilidad de enviar mensajes automáticos. También se ha incluido un sistema que detecta los contactos duplicados y se ha tomado especial énfasis en afinar los filtros antispam. Además los mensajes almacenados en las carpetas Correo Electrónico No Deseado y Eliminados permanecerán más tiempo antes de ser borrados por si el usuario desea guardarlos.

Con esta ampliación de capacidad de almacenamiento, Microsoft mueve ficha en la lucha por hacerse con parte del mercado de los servicios de correo web. Ya en mayo de este año 2007, Yahoo! Mail comenzó a ofrecer a sus usuarios capacidad de almacenamieno ilimitada, consciente de que estos ya no sólo intercambian correos de texto, sino también fotos, vídeos y música.

Gmail de Google, por su parte, ofrece una capacidad de almacenamiento gratuito cercano a los 3 Gb pero recientemente ha anunciado su intención de crear cuentas de pago para algunos de sus servicios, con la intención de ofrecer mayor capacidad de almacenamiento. Para ello ha comenzado con sus servicios de correo electrónico Gmail y de intercambio de fotografías Picasa. Por un precio cercano a los 20 dólares al año se puede incrementar la capacidad en 6 gigabites o bien 250 gigas por 500 dólares anuales.


El correo electrónico es motivo de estrés para los trabajadores

14, agosto, 2007

Eso es lo que comenta BAQUÍA, que el correo electrónico produce estrés en los trabajadores: recibir continuos mensajes y permanecer alerta al buzón de entrada disminuye la productividad y crea frustración y fatiga, según revela un estudio elaborado por investigadores de las universidades de Glasgow y Paisley.

Según esta investigación, más de un tercio de los trabajadores dice comprobar su buzón de entrada cada quince minutos, y un 64% al menos una vez cada hora. Sin embargo, la dependencia del mail quedó clara con el software de monitorización que utilizaron los investigadores, que dejó el siguiente dato: como media, cada empleado consulta si tiene mensajes nuevos entre 30 y 40 veces por hora.

Así, no es de extrañar que un 33% declare sentirse agobiados por la necesidad de responder rápidamente los e-mails; un 28% se lo toma con más calma, y sólo un 38% están lo bastante relajados como para aplazar hasta el día siguiente la respuesta.

Muchos empleados se sienten invadidos por los correos que reciben y deben abandonar otras tareas para atenderlos. El problema es que cuando se vuelve a la tarea que se había apartado, a menudo se pierde el hilo de lo que hacíamos, lo cual repercute en la productividad. Además, a la larga, el cerebro se fatiga por tantas interrupciones y cambios de actividad, lo que nos vuelve aún menos productivos.


Plantillas HTML para tus correos-e

3, julio, 2007

En Genbeta encuentro gracias a los nuevos lectores de correo que interpretan HTML, un enlace en donde podemos mejorar sustacialmente el aspecto de nuestros emails.

Es una manera de conseguir que tu correo-e parezca más profesional, así que han hecho el trabajo por ti con unas 30 plantillas libres. Todas han sido probadas por los gestores de correo más importantes del email, así que con la plantilla solo tienes que agregar tu propio contenido.